如何使用70％的时间 - 管理咨询人员培训

一家技术公司的首席执行官平均每年工作300天，每天工作14小时。那是一年4,200小时。此统计数据与大多数技术公司经理和初创公司员工没有太大差别。 4200个小时听起来很多，但对于其中许多人来说，它仍然不够。在这里，将近30％的时间用于发送和接收电子邮件。另外三分之一用于会议。研究表明，超过一半的时间是完全浪费的。你可以看一下典型的CEO的日程安排，你会发现70％的日程安排都不是最优的，我自己的经验也说明了这一点。在加入FirstRound作为合作伙伴之前，我是包括LiveOps在内的三家公司的联合创始人兼首席执行官。今天，我每周都会与数十家公司的创始人会面，帮助他们发展自己的团队，使他们和员工的工作效率更高。他们自己明白，每小时都应该用来推动公司前进，创造优质产品，谈判和雇用最好的员工。只是时间还不够。所以我该怎么做？今年，我在年度首席执行官峰会上度过了几个星期，但我也借此机会与几位老朋友见面并告诉他们。他们都是管理时间的超人。我的目标是了解他们如何利用每个工作时间的提示和技巧以及他们使用的方便软件。我将我和他们的经验总结为以下八种策略，这些策略可以帮助我们不浪费时间，不会错过任何机会。说不，你的公司变得非常好，你会遇到更多麻烦。很多人会通过LinkedIn，电子邮件与您联系，并希望与您一起喝咖啡，请向您寻求帮助。这真是在折磨人们。就像你儿时的朋友一样，你几乎不记得他的名字，但他希望你在Facebook上介绍所有有影响力的朋友。然后你必须说：“不，否则很难拒绝别人。”因为你也想要归还一些东西，毕竟有这么多人帮助了你。但是，你必须在这方面有一个底线，我也会教你一些容易说的方法。试试这个ldquo，没有模板mdash，它是一个罐装回复，适用于你想说的任何一般情况。我第一次听到MarkSuster的消息。他是一名企业家和投资者。这种方法为我节省了无数个小时，大大减少了我的焦虑。举个例子：你好比尔，我很高兴收到你的来信。我希望你一切都好。我很幸运，我的公司发展得很好，但我的职业生涯压力很大。我经常参加一些社交活动，但最近恐怕不太方便。和乔希一起好运可以节省你的时间和精力。因此，您不必一次又一次地回复相同的内容。最重要的是他们不会再联系你了。这种待遇非常草率，它也如实地表明情况，但记得说死了，不要留下机会，让他们再次找到门。使用此批处理模板，您可以对销售人员说“不”。在投资者会议上，如果您不想再投资，您可以拒绝。投资者会有很多建议。你不必全部做到这一点。董事会将有非常随意的要求。你不必同意他们。针对这些情况逐一记下模板，包括LinkedIn上的回复消息。包括你失散多年的朋友给我发电子邮件，要求回复会议。最后，你肯定会使用它们。 2.成为电子邮件忍者。对于那些从未使用过SaneBox的人来说，我是它的粉丝。这很简单。它有点像GooglePriorityMailbox，它很棒，而且在iPhone上运行良好。它会创建一个自动归档批量邮件的批量文件夹。那些你不需要亲自阅读的电子邮件，你永远不会看到它。它准确，节省了大量时间。我认识的大多数CEO都有效清空收件箱。想象一下如何处理邮政信件。你拿起你的信，看着它，然后把它们放下，捡起来，放下它们，然后一次又一次地？这简直太疯狂了。但是，我们大多数人都是通过电子邮件来完成我观察到的电子邮件忍者将使用三种方法：全天。您的邮箱始终打开。收到电子邮件后，您将被处理掉。您是非常负责任的，但在这种情况下，您将很难专注于需要仔细考虑的项目。批量处理。您将每天检查两到四次电子邮件，并立即完成所有工作。助理。您有一名全职或虚拟助理来帮助检查您的电子邮件，标记真正重要的消息，并提醒您需要立即解决的问题。当然，您需要以这种方式创建一个私人收件箱，但这将使您的生活变得全新。如果您没有助手，我建议您使用方法二：批处理。它允许您在需要时专注于处理电子邮件，而其他任务可以获得您应得的关注。频繁的切换工作会让你什么都不做。提高电子邮件技能的另一种方法是安装插件。在像Asana这样的任务管理器中，您可以将电子邮件移入和移出任务管理器。这是清空收件箱并将其留待以后处理的快速方法。经验法则：如果您可以在两分钟内回复或处理您的电子邮件，那么您可以立即处理。如果处理时间超过两分钟，请将其移至任务管理器以供以后处理。执行此操作时，您还可以确定任务和电子邮件的优先级，这样您就不必花时间在收件箱中。我听说有人说使用Gmail的键盘快捷键可以节省30％的时间。 Gmail还提供了一个设置，只要您点击发送，就会自动存档您的电子邮件，让您的收件箱每天都保持干净。最后，也许最有用的是TextExpander或其他快捷输入程序。它只需输入一些设定的短语，你就可以神奇地填写整个电子邮件。 3.管理你的能量以前，一般人每天走12英里。但现在我们更坐着。我们坐了太久了。这太糟糕了，哈佛商业评论研究发现，久坐的伤害可与吸烟相媲美。如果你在高科技行业工作，平均每天坐着9.3小时。这比你睡觉的时间还要长。作为人类，我们天生就需要运动。这对我们的健康至关重要，也是我们效率的源泉。以下是三个提示：七分钟的锻炼。这已得到科学证明。 “纽约时报”也提到了这一点。事实证明，在7分钟内做12次动作非常有效。步行式会议。几乎每个人都有一对一的面试。建议将这样的会议改为散步，而不是坐在会议室或咖啡厅。站立式办公桌。许多办公室现在提供这种类型的办公室。事实证明，站在办公室可以降低心脏病和癌症的风险，并可以改善情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常锻炼，可以试试跑步机或自行车桌。能量管理不仅是身体上的，还应该包括了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规律，并了解深度睡眠和健康REM周期的重要性。但我们经常忽视我们每天所拥有的人类节奏。要利用向上循环，您必须像运动员一样安排您的日程安排。取出一天中最敏感的一两个小时，花三件对你来说最重要的事情。他们用早上的时间讨论最需要创造力的项目。研究表明，大多数人在早上都是最具创新性的。处理电子邮件然后站起来，当天的最后一份工作仍然是处理电子邮件。请注意，这些项目有中断，以确保您在切换到每项任务时获得最佳结果。当你想休息时，你需要休息一下。去散步，听舒缓的音乐，做与你的工作无关的事情。与同事聊天也可以找到他们工作之外的东西。 4.创建执行手册对于您重复三次以上的任何工作，请详细记下该过程。制定实施手册并将其交给其他人，以便他们能够以完全相同的方式完成。要做这本手册，不要让人们问下一步是什么或者要找谁。这就是优步迅速扩张的原因。他们已经发展到70多个城市并占领了市场。他们是如何做到的呢？执行手册。每次他们去城市时，他们都会列出他们必须做的所有事情，只需要进行一些细微的区域调整。他们多次练习，进行测试，最后制定了完整的实施手册。所以现在他们只需要实现它就像用钥匙打开钥匙一样简单。 “成功人士擅长制作唱片。但对于创业公司而言，这还不够。我见过的最成功的创业公司在早期提出了系统的，共同的行动和核心业务，并养成了这个习惯。你从会议中获得了多少次？你和某人见面了。这次会议对贵公司非常重要，但是你无法找到改善与这个人关系的方法。他可能是你的事。发展合作伙伴，客户或任何人。会议内容可能不容易理解。当你走出会议室时，你会忘记它们。给他们留下良好印象的机会似乎令人尴尬。要打破僵局，你需要了解他们的职业挑战。如果您不知道，请问他们。假设您处于B2B环境中，客户的客户有哪些要求？你能为他们做些什么？ ldquo，我们有多少人可以列出我们的客户，三大专业挑战？要真正充分利用会议，您必须在私人和工作之间架起一座桥梁。你不必深入，你可以简单地问你最近是否会去度假。然后写下他们的答案。在会议之外，创造条件以更深入地了解这个人并加深您的关系。例如，如果他喜欢骑自行车，他可以推荐一条你知道的自行车路线。这将创造一种变革性的变革。 6.优化内部会议初创公司通常需要进行大量会议。太多了。减少一些。最简单的方法是删除状态报告的会议。您不需要不断与团队成员会面，只是为了听取他们报告项目进度的情况。让他们写下来。把它放在GoogleDoc中，让每个人每周阅读一次。在做出决定之前不要离开会议。在决策方面，请尽快做出可逆的决定。大多数决策在创业公司中是可逆的，但我们花了太多时间考虑它。通过合适的数据和合适的人员将人们聚集在一起，您可以快速做出决定。对所有决策会议都这样做，除非这是一个真正不可逆转的决定。然后花更多的时间，进行更多的对话，并将您的顾问和董事会聚集在一起。否则，可以决定然后执行。作为一家创业公司，最大的优势是快速做出改变，因为有很多部分。 7.辅助技术的伟大之处在于它可以提高我们的效率，但它也有局限性。聘请助理帮助您，无论是在办公室还是远程，都值得。虚拟助手和服务，如TaskRabbit，专注于特定任务，功能强大。然而，他们无法知道你头脑中的想法而无法做出决定而不是你。如果可能的话，聘请一名全职助理与您合作。这将帮助您超越想象力。除了能够根据您的行为模式为您做出决策外，他们还可以协调很多事情。如果不可能雇用一名全职助理，请尝试使用虚拟助理。有很多便宜的服务，比如Prialto，他们可以为你处理很多事情。他们可以帮助您订购和发送礼物，以及听写，并可以一次安排多个会议。不应低估听写功能，因为它可以提高效率。我建议你安装一个名为Voxie的应用程序。你打开它，只是对它说，ldquo，向Chris起草一封电子邮件，然后决定内容。克里斯你好，我很高兴今天早上见到你。感谢您抽出宝贵时间参加。您的虚拟助手可以轻松进行录制，当您打开收件箱时，草稿已经存在。您只需点击发送即可。 “会议的后续工作将产生很大的影响，但你会多久做一次？现在，您可以在会议结束后的几秒钟内草拟它。继续发送电子邮件。 8.给你的团队一个杠杆我最近和一位知道最有效率的CEO谈过。他相信“走路管理”，实际内容就像听起来一样。他每天都在办公室里盘旋，停下来和他的团队成员交谈。他问他们：是什么阻碍了你工作的进展？有任何瓶颈或障碍吗？我能为你做什么？需要哪些资源或流程才能使您的工作成为专业人士更快？所以我建议你去问这些问题的答案，并帮助你的团队满足他们的需求。如果您希望他们快速完成工作，您必须先快速起床。为他们提供所需的帮助，以便及时完成工作。响应速度是关键。 AwayFind是一种批量处理电子邮件的工具，符合紧急要求。当有人向您发送高优先级消息时，您会收到警告，而无需每周7天，每天24小时保持收件箱打开。很多时候，您会听到您的员工陷入困境。他们对部署新功能或向重要人物发送电子邮件感到紧张。他们会为一个小小的错误而汗流，背，但他们忽视了另一个更大的项目停滞不前的事实。当这些事情阻碍他们前进时，你可以问的最好的问题是：如果失败了，费用是多少？如果只有两万人认为这个新功能并不完美，那么你就不需要花这么多钱了。时间。帮助他们解决风险。作为经理，你必须这样做才能更好地利用时间。 80/20规则适用于任何事物。也就是说，80％的时间花在了真正有益的事情上，只有20％用于琐碎的事情上。不要过头了。许多初创公司员工，特别是工程师，一开始就要求完美。但这不是你想要的。你想要的是速度。如果您掌握了这些简单的提示，您可以在70％的时间内最大化。您将花更少的时间在会议或电子邮件中。最重要的是，您有时间领导您的团队，激励员工，开展业务和改变世界。